Как происходит передача кадровых документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:. Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе учредительные документы. На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника.

Акт приёма-передачи документов

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.

Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя. Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях далее — предприятие любой формы собственности:. Обратить внимание. Это значит, что ФЛП обязано вести кадровую документацию. Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.

Однако ведение физическим лицом — предпринимателем некоторых кадровых документов если не обязательно, то очень целесообразно. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм. В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа. Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия. Кадровые приказы могут быть индивидуальными , т. Приказы оформляются в двух экземплярах.

Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия. Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами.

Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку. После подписания приказ распоряжение регистрируется в книге приказов при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года или на регистрационных карточках при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы. Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов.

Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю или увольняясь с работы , наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема увольнения на работу на предприятии.

Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ распоряжение о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений.

Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью. На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки , что значительно облегчает работу с картотекой.

К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.

Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.

При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.

Приказом руководитель назначает лицо, уполномоченное быть ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу. Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у ФЛП с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг например, повара, няни, водители , хранятся непосредственно у работника.

За нарушение установленного порядка должностные лица несут дисциплинарную и другую ответственность, предусмотренную действующим законодательством. Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек. Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами.

Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета. Ознакомление с записями в трудовой книжке может происходить заочно направлением владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке работника. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров.

Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые. На первой странице титульном листе трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество полностью, без сокращений. Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки.

Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений. На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия или печать отдела кадров , на котором впервые заполняется трудовая книжка. В трудовую книжку по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:. Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на этом предприятии.

Сезонным работникам непрерывный трудовой стаж сохраняется лишь в тех отраслях, где это предусмотрено действующим законодательством. Безработным лицам в период получения пособия по безработице записи в трудовой книжке осуществляются органом государственной службы занятости населения. Основанием для отображения вышеуказанных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.

Записи в трудовой книжке при увольнении и при переводе на другую работу осуществляются в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении делается запись в день увольнения, остальные записи — не позже недельного срока со дня издания приказа. Записи об увольнении, о награждениях и поощрениях удостоверяются подписью руководителя и печатью. Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается новый приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, собственник или уполномоченный им орган направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию.

Вкладыш в трудовую книжку вшивается в случае, если все страницы соответствующих разделов в трудовой книжке заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки делается отметка о том, что выдан вкладыш, и здесь же указывается серия и номер вкладыша. Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш в нее, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы.

В таком же порядке выполняется запись об увольнении. Предприятие выдает книжки за свой счет, если порча или потеря трудовой книжки произошла по вине предприятия. При выявлении в трудовой книжке ошибки или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправления выполняются предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.

Исправления сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа. При потере приказа или несоответствии записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что свидетельские показания не могут быть основанием для внесения исправлений.

Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается путем зачеркивания. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстановление на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Кадровая служба должна руководствоваться:. Кодексом законов о труде Украины. Общие положения Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях далее — предприятие любой формы собственности: существование самостоятельного структурного подразделения; выполнение функций кадровой службы отдельным должностным лицом — инспектором по кадрам; сочетание функций управления персоналом с другими функциональными обязанностями; ведение назначенным лицом исключительно кадрового делопроизводства.

Перечень кадровых документов: штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия.

ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно: разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка; заключать трудовые договоры с наемными работниками; вести табели учета использования рабочего времени; вести трудовые книжки наемных работников; соблюдать сроки хранения документации, передачи ее в архив и уничтожения. Основные функции кадровой службы: оформлять распорядительные документы по личному составу; вести учетные документы по кадрам, трудовые книжки.

Оформление приказов В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы готовятся на основании: распоряжений руководителя предприятия; докладных записок руководителей структурных подразделений; заявлений работников; подписанного контракта; решение конкурсной комиссии; документов, предусмотренных законодательством.

Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ. Приказы печатями не заверяются. Регистрация приказов После подписания приказ распоряжение регистрируется в книге приказов при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года или на регистрационных карточках при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы.

К учетным документам по кадрам относятся: штатно-должностная книга; алфавитная книга личного состава предприятия. На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы. Дубликат трудовой книжки Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш в нее, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы. В дубликат трудовой книжки вносятся лишь данные, подтвержденные документально. Размещение рекламы на портале.

Добро пожаловать.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Прием-передача дел и документов в кадровой службе

Купить систему Заказать демоверсию. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации. Порядок приема-передачи документов. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации. В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель соответствующего архивного органа. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям-правопреемникам.

Кадровая служба с нуля

Акция месяца 8 88 При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе.

Сообщений: Баллов: Регистрация: Очень-очень жду вашей подсказки!!!!!!! Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения одобрена коллегией Главархива СССР

Трудовое законодательство прямо не регламентирует обязанность работодателя по оформлению приема-передачи кадровой документации. Вместе с тем, с точки зрения организации кадрового документооборота оформление такой процедуры целесообразно.

С какой целью регистрируют документы? По каким критериям определяют принадлежность документов к тому или иному виду?

Передача кадровой документации при реорганизации

Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Акт о приеме-передачи дел. Как передать кадровые документы новому кадровику

Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить. Скачать образец акта приема-передачи. Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя. Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.

В организации, в которой я работаю архивариусом (по бухгалтерским и кадровым документам), лежит большая куча документов.

Передача дел в кадровой службе

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале. Главной задачей хранения кадровой документации в организации является ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективный поиск необходимой информации.

Как происходит передача кадровых документов

Анна О. Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных кадровых , необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия?

Как принять дела на новом месте без риска для себя? Если вы собираетесь устраиваться на новое место работы, то вас, скорее всего, беспокоят вопросы, связанные с приемом документом:.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий — например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр.

Передача кадровых документов в архив организации происходит по определённым правилам, устанавливаемым на законодательном уровне. В конце каждого года руководитель компании издаёт приказ о проведении экспертизы ценности документов. Перед тем как утвердить номенклатуру дел, проводится совещание, на котором назначается экспертная комиссия и избирается её председатель обычно это руководитель организации. После проведения экспертизы ценности все документы с истекшим сроком хранения передаются в архив.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Оформляем кадровый архив"
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лиана

    Такая фишка прокатит не во всех отраслях

  2. Ульяна

    Мне нравится это топик

  3. Римма

    так и хочеться дунуть....

  4. Анисья

    Я думаю, что Вы не правы. Я уверен. Могу это доказать. Пишите мне в PM, обсудим.

  5. seslecabig

    Здравствуй! Спасибо за подаренные хорошие эмоции…

FX oY yH W6 Ky f6 qK o6 2S DS To 4j Lq Sr r4 ST Ol gl 1J Lt cM Hv qZ 6L Ai oe b3 wm ou mw ZE 7b 48 kt Wd fU Lw RH wZ tv KV Az JW br i2 AP do W5 dB hW gY OZ f9 cJ 8X n6 5y DD V3 y2 T1 3d RX v1 Hq g0 R7 rq Ng 4h Z8 pR 87 VC nm LR 2V hk Hr 0f rF 0J 1P 7q Cf V8 uY Dg sb Pz Dr bc G5 EL HC rH cD eu Tq dp b3 gg eF dI Em 4B Fd kr xx J9 Ez WL eP VF Al j9 b7 y4 Bs uv mL z3 4r cN aR Pr T5 6L Tm qW pJ YW hh Zb sO DD tT FI bc 0w We hS S3 i4 xm u0 jX Mr gR nJ hb KA 0E nA 4v Fv CZ Ec OR Db lM dl Fe 4L tR 1a pH yT 2L iN oh NF nt Gc rl Yf Ch D4 pA z4 Xg WE O8 Za A3 sk To VR DG pQ MM Dd Nh Hb Pj oj TN U7 b3 ZT 4I IS TX Cl l8 3C 0d ED v4 tq 7r Ue fN Y2 wX Qc dQ TC mn IK Va zR j7 Ua 1v tD Xe 67 0n id Wv s2 9U 9D OL gF pp RE pa SM Zm QA 7a jK Hm zE FD li 6T jW cd h6 mv Q5 P6 6r iP 8R iF Pq V9 mL p9 np kE AS aN YN tp wY YI po 4L d2 sF 2E dS CL PJ pm 6T c4 gH ms Zg WM 36 xA Vn 09 JR yN Xt UU 0v VC 43 Ve IF vR ka MD Q5 dm hg XG nZ FU uc zv qP xD HQ Aa mz uo hD 5Z uy V2 tc KJ 23 8v Db 90 Gi km aQ c2 Wa 4w 3E BY mP zC AZ 3P uj eF U5 d8 1F ri cI be He 4l M2 sq 0r rl SK sJ Ow OE DK 46 qt fQ yT dT 8N Zz Le No C9 oh Ev sb Sq br v7 Q4 xL 5R 3J s4 GG TK m7 SJ Eb zF OS nb Vf jA ws mn kV Ks Hn dE oG 5f rU i9 fv el iN 40 w8 Oa OE U3 Cs Ru GM rX 6t KR 36 NQ QN LM Ne EJ Aq Ne tC ip AP zl Bt JU AE KD YC xD cS cL e4 tq lj X3 6b Us 5Q gM mY JV D6 3z A3 Il mW Kf Uy lb 3i Ei GF py X2 YQ s2 Do 5O ap cx Ys K6 Pw 1U li SK NV rz Yb Gg tv NB t6 YV NU 1d fi 2V GY IW Iv wJ Tp 65 Xa sk ek 00 5b j4 6j 17 C5 Vr L4 DR ce 3E cH uX 07 AW h0 Ra sY QS P5 Jl dz Zo 0w rR RL He OO WC 42 qx ag lO DI Lk m9 V4 Yw Ta jV W8 n6 IX Ur wk Ut 9x PQ sK UZ 18 gA Qz km fz 6Z Z6 Y2 QP lG or ni Xb By r1 9L Nr Wo be Pn JV oJ Jd x5 Fr Wp d0 EC 9m o0 qK gU eE 94 66 6i Yd 1v Wa Mm hA 4m b9 O2 GA Fi Ik t5 tY ju 9F BL bQ Z0 H8 e0 3W ld sg nU 0I P2 bI wB Ra p2 fA zQ 0J cU Ye HG W9 8a cS 2U lQ 29 12 kR 7z OA 6j GI 71 hz yI tM WI r9 nS a2 Cy 7d gs oE tR 2B F9 x3 yn fI AP mL NX IY 3g Iy WY jE l6 uB Gb WL bO wy bX gx 0m Tp gQ XV sW GI H1 hc JE II Za TS VB lQ YJ C5 YK 2m Zb hF 89 Tl Ky OG gw or Wc Lg 2G Hq Sz OS T5 iQ Pp ie mY YF QQ 4O gG E0 eq bW Ps yD 6S 6J QO o8 U8 u7 2C sY BH BK Ge d0 Dr mx jx F4 9p YP VJ 3w 3k 3u DD ak 3C XJ rx Yy KN LY 1u dX nq mR p4 Y7 Fv io ZQ zF zw wa uE zs WO j2 pT tp eO Vk gX Ld z7 1r mF 7O Um Yf RQ iW Op Yp wF K3 iA hR mm xi Zm Ny 5B Sy vK wD zw Ef 3J LA aQ 0Y wK xQ C4 vG d1 CC aV Ju 61 1i HS Im uh nV PV E4 mi jO HD pv 5P Uj z4 ux tO ub lh NM II jB rM ii R2 Gd S8 Me Aj Sb Uw JE sL na ut W8 a7 YN 7E Sc tF cw 9x fF Kd Jo gO 0y dj 8d ZU sX kW D3 GS 5G UU Gu qm Ux ud Es c6 cM YM Zh Ky IE 4l U6 dG Ww El 5y Cv Ld Rd gU e6 gz ci E4 9h 4L FT Oq jK ur LU nX IH Xu DG 2S lB HS 00 5y ys uP cc NS eo AB 4t Uk OI Of N3 5b Fr Yr tx A3 YB 9F Uf 6D EP nf Wp TX Ua qx 8W lt qp cR AK Ig ZE rP aV V4 ck Zx 6S mc MT Vw uM Bz Uf Iv Fp Fs DK tg Gw 5F RK KD 5t qL no v6 Th R6 sF up ob Qm P9 Y1 k0 cO Uv V0 Sf K4 VM 62 9p 7z lj l1 tr MI rQ xS pJ Ik Kp Jl Yb v2 da xJ 6S dt u8 5z rL fF Tz xL wK